Co dál, když máte procesy zmapované? Na řadě je jejich pravidelná revize

Vezměte na vědomí, že vaše firma i svět kolem ní se neustále vyvíjí. I když jste v ní třeba ještě pořád sami jako freelancer, neznamená to, že byste si sami pro sebe nebo pro vaše budoucí parťáky nemohli zmapovat, co se u vás ve firmě děje a jak postupujete při činnostech, které se pravidelně opakují.

S některými procesy se při své práci potkáváte třeba jen občas. Obzvláště u nich zjistíte, když se k nim po delší době vrátíte, že jejich zdokumentovaná podoba je už jiná, než jak postupujete v praxi. Právě v důsledku změn v okolnostech a prostředí, ve kterém pracujete.

S jakými změnami se určitě potkáte...

• Zvyšuje se počet poptávek a zakázek, kterým se věnujete.
• Narůstá administrativa.
• Máte nového člověka.
• Změnili jste své obchodní partnery.
• A tak dále...

Tenhle příspěvek jsem tedy pojala jako pokračování těch předchozích a chci se v něm věnovat vědomé práci s procesy, jejich aktualizaci a revizi. Procesy jsou totiž živý organismus, který se v čase mění a vyvíjí. Není to dogma, kterému jednou věnujete svůj čas a pak ho nadlouho zase odložíte.

S procesy je nutné aktivně pracovat, dívat se na ně průběžně z různých stran a neustále hledat způsoby, jak je optimalizovat. Ladit je s ohledem na aktuální situaci, ve které se vaše firma nachází a čím v minulosti prošla. Nebo, v tom ideálním případě, zohlednit i výhled změn, které mohou v průběhu dalšího období nastat, protože je plánujete cíleně provést.

Kdy a jak často se revizi procesů věnovat

Osvědčuje se revidovat procesy průběžně. Jen tím zajistíte, že proces je aktuální, kdykoli s ním pracujete. Permanentně do něj totiž zahrnujete změny, které se u vás ve firmě dějí.

Samozřejmě to klade vyšší nároky na všechny účastníky konkrétního procesu, aby se při práci s ním zaměřili sami na jeho platnost a funkčnost. Nutným předpokladem také je, že každý proces má svého vlastníka, který je za jeho správnost a aktuálnost zodpovědný. Tomuto vlastníkovi konkrétního procesu mohou účastníci procesu hned předávat svoje poznatky, které při práci zjistí. Vlastník je eviduje a průběžně rovnou zapracovává, pokud zhodnotí, že konkrétní připomínka uživatele tento proces vylepší.

Nabízí se i frekvence revize např. 2x za rok. Ideálně začátkem roku, kdy postupně startujete nové projekty a potřebujete si pro ně vytvořit prostor, a letní období, kdy je relativní klid a máte pro podobný procesní úklid prostor. Nicméně k méně frekventované revizi přistupujte s obezřetností. Může vám totiž zkomplikovat situaci např. při zaučování nováčka. Nebudete totiž mít aktuální postupy okamžitě k dispozici.

Ideálním výsledkem aktivního řízení procesů by mělo být, že téměř v každém okamžiku použití konkrétního procesu dotyčný pracuje s jeho aktuální verzí.

Jak proces zrevidovat

Když se chcete do revize pustit, přistupte k ní jako k projektu.

1. Vymezte si pro revizi čas a prostor ve svém programu. Budete se totiž každým procesem zabývat do hloubky a to nějaký čas zabere.
2. Vyberte proces, kterému se chcete věnovat a zrevidovat ho. Začněte těmi klíčovými, které se dotýkají např. financí, komunikace s klienty, řízení zakázek atd. Podpůrné procesy by měly následovat.
3. Dejte dohromady podněty od všech účastníků tohoto procesu, pokud je dosud nemáte nebo je neshromažďujete průběžně.
4. Zhodnoťte dílčí kroky tohoto procesu.
   a) Jsou stále platné? Porovnejte proces se získanými podněty. Pokud se na něm nic nezměnilo, další kroky netřeba, můžete se pustit do dalšího procesu. Toto se děje ale spíše výjimečně.
   b) Zlepší tento návrh proces?
5. Hledejte místa, kde dochází k plýtvání. Posuzujte, jak se pracuje se všemi zdroji v průběhu celého procesu. Jaké zdroje konkrétně používáte při práci? Kolik lidí se procesu účastní? Jak mezi nimi probíhá komunikace? Jsou opravdu všichni potřeba?
6. Proces upravte podle toho, co jste nově zjistili při jeho analýze a co vám ostatní sdělili. Doplňte ho o tyto nové poznatky, odstraňte kroky, které jsou nadbytečné.
7. Proces optimalizujte a zefektivněte. Přemýšlejte nad tím, co se stane, když… Co když některou činnost víc zautomatizuji? Co když přestanu posílat e-maily na všechny strany a začnu používat interní chat? Co když budeme dokumenty sdílet v jedné složce? Zamyslete se nad individuálními řešeními, které vám pomohou při práci. Pokud je to potřeba, přeskládejte třeba i posloupnost jednotlivých kroků do podoby tak, aby podpořil hladké fungování e-shopu.
8. Nezapomeňte, že i na audit vlastních procesů si můžete rovnou vytvořit proces. ;-)

Uvědomte si, že procesy ladíte proto, abyste efektivně pracovali a nedocházelo k problémům při komunikaci. Pokud objevíte proces, který se ukáže jako nefunkční, nadbytečný nebo firmě nepřináší žádnou přidanou hodnotu, zbavte se ho. Uvolní vám to ruce a díky tomu se budete moci věnovat aktivitám, které vám pomůžou v dalším rozvoji.

Článek vznikl ve spolupráci s inteligentní podnikatelskou aplikací Caflou. Cílem této série článků je naučit vás používat postupy a nástroje, které usnadní a zefektivní vaše podnikání.

o autorovi

Michaela Tréglová

specialistka a konzultantka efektivity a zjednodušování práce podnikatelům. 

V nejrůznější podobě se agilními procesy zabývá už téměř 20 let. Nejprve jako zaměstnanec ve Škoda Auto a od roku 2015 na volné noze. Věnuje se hlavně nezávislým profesionálům a malým a středním podnikatelským týmům. Motto: “Nepracujte hodně, ale chytře.”  www.treglova.cz