
Videa s e-booky
5 videí ukáže, jak při podnikání nechybovat. Přestaňte dělat chyby, kvůli kterým proděláváte!
Pokud jste již četli mé zdejší předchozí příspěvky, a hlavně jste podle nich postupovali a použili je ve vaší firmě, máte v tuhle chvíli pravděpodobně první krok procesního řízení za sebou. Výsledkem jsou zmapované vaše vlastní firemní procesy. Jenže co s nimi dál? Ladem je rozhodně nemůžete nechat ležet.
Vezměte na vědomí, že vaše firma i svět kolem ní se neustále vyvíjí. I když jste v ní třeba ještě pořád sami jako freelancer, neznamená to, že byste si sami pro sebe nebo pro vaše budoucí parťáky nemohli zmapovat, co se u vás ve firmě děje a jak postupujete při činnostech, které se pravidelně opakují.
S některými procesy se při své práci potkáváte třeba jen občas. Obzvláště u nich zjistíte, když se k nim po delší době vrátíte, že jejich zdokumentovaná podoba je už jiná, než jak postupujete v praxi. Právě v důsledku změn v okolnostech a prostředí, ve kterém pracujete.
S jakými změnami se určitě potkáte...
Tenhle příspěvek jsem tedy pojala jako pokračování těch předchozích a chci se v něm věnovat vědomé práci s procesy, jejich aktualizaci a revizi. Procesy jsou totiž živý organismus, který se v čase mění a vyvíjí. Není to dogma, kterému jednou věnujete svůj čas a pak ho nadlouho zase odložíte.
S procesy je nutné aktivně pracovat, dívat se na ně průběžně z různých stran a neustále hledat způsoby, jak je optimalizovat. Ladit je s ohledem na aktuální situaci, ve které se vaše firma nachází a čím v minulosti prošla. Nebo, v tom ideálním případě, zohlednit i výhled změn, které mohou v průběhu dalšího období nastat, protože je plánujete cíleně provést.
Osvědčuje se revidovat procesy průběžně. Jen tím zajistíte, že proces je aktuální, kdykoli s ním pracujete. Permanentně do něj totiž zahrnujete změny, které se u vás ve firmě dějí.
Samozřejmě to klade vyšší nároky na všechny účastníky konkrétního procesu, aby se při práci s ním zaměřili sami na jeho platnost a funkčnost. Nutným předpokladem také je, že každý proces má svého vlastníka, který je za jeho správnost a aktuálnost zodpovědný. Tomuto vlastníkovi konkrétního procesu mohou účastníci procesu hned předávat svoje poznatky, které při práci zjistí. Vlastník je eviduje a průběžně rovnou zapracovává, pokud zhodnotí, že konkrétní připomínka uživatele tento proces vylepší.
Nabízí se i frekvence revize např. 2x za rok. Ideálně začátkem roku, kdy postupně startujete nové projekty a potřebujete si pro ně vytvořit prostor, a letní období, kdy je relativní klid a máte pro podobný procesní úklid prostor. Nicméně k méně frekventované revizi přistupujte s obezřetností. Může vám totiž zkomplikovat situaci např. při zaučování nováčka. Nebudete totiž mít aktuální postupy okamžitě k dispozici.
Ideálním výsledkem aktivního řízení procesů by mělo být, že téměř v každém okamžiku použití konkrétního procesu dotyčný pracuje s jeho aktuální verzí.
Když se chcete do revize pustit, přistupte k ní jako k projektu.
Uvědomte si, že procesy ladíte proto, abyste efektivně pracovali a nedocházelo k problémům při komunikaci. Pokud objevíte proces, který se ukáže jako nefunkční, nadbytečný nebo firmě nepřináší žádnou přidanou hodnotu, zbavte se ho. Uvolní vám to ruce a díky tomu se budete moci věnovat aktivitám, které vám pomůžou v dalším rozvoji.
Článek vznikl ve spolupráci s inteligentní podnikatelskou aplikací Caflou. Cílem této série článků je naučit vás používat postupy a nástroje, které usnadní a zefektivní vaše podnikání.
Přehledné e-booky vás krok po kroku provedou všemi administrativními nástrahami při rozjezdu podnikání. Nezapomenete na nic důležitého.
Online aplikace pro tvorbu podnikatelského plánu, vzory smluv a aplikace pro správu objednávek vám zjednoduší život.
Každý měsíc vám dáme nové číslo e-magu Starting UP + přístup k jeho starším číslům, videím a do databáze podnikatelských nápadů.
Přihlaste svůj e-mail k odběru novinek z oblasti podnikání. Neposíláme žádný spam a můžete se kdykoliv odhlásit.
Jsme vám všude nablízku.
Diskuze k článku
Přidat komentář