Příprava před schůzkou s obchodním partnerem

Telefonické sjednání obchodní schůzky

• Vytvořte si prostředí.

Rozložte si na psacím stole všechno, co potřebujete k telefonické domluvě schůzky. Správné a přesné údaje o partnerovi (jméno, titul, postavení ve firmě). Dále vlastní diář a poznámky, něco na psaní. Dbejte na to, abyste měli na stole co nejméně jiných věcí. Telefonujte z uzavřeného prostoru, aby vás nerušily okolní zvuky. Nedojednávejte důležité věci při chůzi na ulici – špatně se soustředíte a mnohdy také vlivem silné dopravy není nic slyšet.

• Usmívejte se – i to je v telefonu slyšet.

Jestliže jste příjemně naladěni, je to v telefonu znát. Vaše dobrá nálada ovlivní toho, s kým telefonujete. Při telefonování zpravidla poznáte, kdo je na druhém konci drátu, zda uvážlivý člověk, cholerik, sebevědomá osobnost nebo ušlápnutý a frustrovaný človíček. Proto se chovejte přirozeně, jako byste byli v osobním kontaktu.

• Představte se celým jménem.

Uveďte své jméno a příjmení. Člověk si lépe zapamatuje něčí příjmení, když zná jeho křestní jméno.

• Použijte „odrazový můstek“ a stručně se představte (upoutejte pozornost).

Odrazový můstek jsou situace nebo okolnosti, které bezprostředně zajímají partnera a jeho podnik. Jejich prostřednictvím si vás může připomenout, anebo jejich pomocí na sebe upoutáte pozornost. Př. „Na posledním veletrhu v Praze mě zaujaly vaše stroje a napadlo mě, že ….". Všechno si musíte důkladně promyslet mnohem dříve, než zvednete telefonní sluchátko.

• Dohodněte termín, místo a čas schůzky.

Při sjednávání schůzky navrhněte několik termínů, kdy byste se mohli sejít. V případě, že jde o významného partnera, navrhněte, že termín přizpůsobíte. Nezapomeňte přesně a jednoznačně dohodnout nejen termín (termín ve čtvrtek nemusíte oba chápat stejně), ale i místo (nestačí v hotelu Slunce, kde je několik restaurací, kavárna a bar) a čas (devět hodin může být ráno i večer). Váš partner jistě ocení i radu, kde a jak může zaparkovat, vyjádříte tím váš zájem a péči.

Před ukončemí hovoru lze doporučit stručné zopakování dohodnutého místa, času a termínu. Pokud se jedná o schůzku v delším časovém horizontu, můžete před blížícím se termínem schůzku potvrdit i e-mailem, s poděkováním za možnost se s partnerem setkat.