Způsob zahájení obchodního jednání je klíčový. Na co si dát pozor?

Správné vedení úvodní části rozhovoru

O klientovi víte velmi málo na to, abyste vhodně zahájili obchodní jednání a našli správný klíč k jeho osobnosti. Vždy buďte spíše zdrženlivější. Vstoupíte-li například do pracovny nového, neznámého partnera, zůstaňte stát několik vteřin u dveří. Letmo se usmějte a zeptejte se zda-li jste správně.

Začněte v uctivé vzdálenosti

Nehrňte se příliš energicky k obchodnímu partnerovi. Nenapřahujte ruku k pozdravu jako první. Počkejte, až vás domácí uvítá, nabídne místo k sezení, případně vyzve k tomu, abyste si odložili (nikdo to nedělejte sami). Pokud vám nabídne občerstvení, volte s ohledem na povahu schůzky, pokud nemáte v úmyslu delší jednání, nevyžadujte kávu apod., mohlo by to vést ke zdržování vašeho partnera.

Sedněte si tak, aby vás měl obchodní partner „po ruce“

Pokud partner nabídne místo u jednacího stolu, v devíti z desíti případů vám nabídne místo naproti sobě. Tohle místo není nejvýhodnější, pokud chcete, aby s vámi klient spolupracoval. Pokuste se sednout si tak, aby mezi vámi a klientem byl pravý úhel.

Pohodlně se usaďte a teprve potom začněte hovořit

Dříve než spustíte, rozložte a uspořádejte si na jednacím stole materiály, poznámkový blok, propisku a všechny další pomůcky, které budete v průběhu obchodního jednání potřebovat. Jeho pracovna se stává i vaší pracovnou. Neponechávejte partnerovi zcela výhodu „domácího hřiště.“ V průběhu těchto příprav můžete zvolit nezávazné příjemné téma (tzv. ice-break), např. o cestě, parkování, počasí, nebo o obrazech na chodbách.

Otevření obchodního jednání

Poděkujte za možnost setkání, předejte partnerovi vizitku. Pokud obdržíte jeho vizitku, pečlivě si ji prohlédněte, jde o výraz úcty, nepiště na ni, nekrčte ji, v případě, že se jednání účastní více osob, rozložte si vizitky tak, jak tyto osoby sedí kolem vás, umožní vám to rychlou orientaci ve funkcích i jménech obchodních partnerů se kterými jednáte.

Uzavřete tzv. časový kontrakt

Dohodněte se kolik času je partner ochoten vám věnovat. S ohledem na tuto skutečnost se budete snažit jednání ovlivňovat, tak aby došlo na všechny pro vás důležité body jednání.

Uzavřete tzv. programový kontrakt

Zrekapitulujte vaši představu o účelu a obsahu jednání  a vyžádejte si partnerův souhlas nebo vyjádření, že mu to takto vyhovuje, případně ho nechte do programu zasáhnout.

Zjistěte, do jaké míry partner při jednání zná váš podnik a problematiku, o které budete jednat. K tomu lze využít několika jednoduchých otázek. Je-li to vhodné, můžete ho seznámit s vašim podnikem, úspěchy a činností.

Dejte pozor, aby jste v těchto úvodních fázích obchodního jednání nebyli příliš rozsáhlí a partnera nezdržovali, snažte se citlivě sledovat jeho reakce a některé fáze můžete zkrátit na minimum, jiné dokonce přeskočit, anebo nechat na závěr schůzky.