Služební cesty z účetního pohledu. Jaké jsou povinnosti zaměstnavatele?

Stravné u zahraničních pracovních cest

V případě, že zaměstnanec odjíždí na pracovní cestu do zahraničí, je stravné na mnohem vyšších úrovních. Výplata pak bývá v zahraniční měně, nebo v českých korunách, kdy k přepočtu měny se vychází ze směnného kurzu devizového trhu vyhlašovaného Českou národní bankou. Nárok na stravné je pro každou zemi individuální.

Země	Měna	Základní sazby zahraničního stravného
Německo	euro	45
Polsko	euro	35
Rakousko	euro	45
Rusko	euro	45
Slovensko	euro	35
Spojené státy americké	americký dolar	55
Velká Británie	anglická libra	40

 
I zahraniční stravné je ovlivněné, jakou část dne zaměstnanec na pracovní cestě stráví.

• Při pobytu v zahraničí od 1 do 12 hodin, má nárok na třetinu základní sazby pro danou zemi.
• Při zahraničí cestě trvající od 12 do 18 hodin má nárok na dvě třetiny základní sazby.
• Pokud bude zahraniční pracovní cesta trvat déle než 18 hodin za den má nárok na celý základ.

Jízdní výdaje aneb Čím může zaměstnanec jet na služební cestu?

Výše základní náhrady je stanovena na 3,80 Kč za kilometr pro osobní silniční motorová vozidla a 1 Kč pro tříkolky a jednostopá vozidla. Tato náhrada je stejná jak pro cesty po České republice, tak i do zahraničí. Výše průměrné ceny na 1 litr pohonné hmoty je:

• 29,70 Kč za benzín Natural 95
• 33,00 Kč za benzín Natural 98
• 29,50 Kč za naftu

Důležitý je také fakt, že za dobou strávenou cestováním na služební cestu mimo řádnou pracovní dobu zaměstnance, nárok na náhrady či pracovní volno zaměstnanci nevzniká.

Nutné vedlejší výdaje na stravu, ubytování a ošacení

Náhrada za nutné vedlejší výdaje náleží zaměstnanci za vzniklé v přímé souvislosti s pracovní cestou. Za takový výdaj může být bráno třeba kapesné pro zaměstnance v podnikatelské sféře. Výše tohoto kapesného je u zahraničních cest stanoveno maximálně do 40 % výše stravného a jedná se o daňově uznatelný náklad. Pokud však bude kapesné vyšší než stravné, na jaké má nárok zaměstnanec v státní sféře, bude rozdíl částek předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti a tím pádem vyměřovacím základem pro zdravotní a sociální pojištění.
Samozřejmostí je náhrada za ubytování, musí se ovšem jednat o ubytování schválené zaměstnavatelem. Mezi nutné výdaje se počítá i parkovné.
Problém nastává v případně pracovních obědů, večeří či snídaní na pracovní cestě. Proplacení takového nákladu je možné jen v případě, že souvisí s příjmem (např. byla u něj podepsaná smlouva). Ještě problematičtější je proplacení oblečení (např. součástí pracovní cesty je firemní večírek). „V těchto případech je jednodušší přispět zaměstnanci na ošacení. Tento příspěvek však opět na straně zaměstnance podléhá zdanění a odvodů,“ doplňuje Vaněk.
Potřeba je také zmínit, co rozhodně vedlejším výdajem není. Není to jakýkoli soukromí výdaj zaměstnance, tedy například pokuta za špatné parkování.

Dodání dokladů pro účtování

Povinností zaměstnance je dodat zaměstnavateli všechny doklady potřebné pro vyúčtování pracovní cesty do 10 pracovních dnů po skončení pracovní cesty. Po doložení dokladů musí zaměstnanec vypořádat všechny zákonné nároky zaměstnance také do 10 dnů (pokud není dohodnuto jinak).

Zdroj: Účetní firma Tigra